Dossier d'ouverture d'un établissement pharmaceutique : Points clés à prendre en compte

Dominique Patrone, Docteur en Pharmacie, PR et Consultante (Dirona Consulting) nous partage ses expériences d’ouvertures d’établissements pharmaceutiques et nous livre quelques conseils.

Le code de la santé publique (article L5124-3) subordonne l’ouverture d’un établissement pharmaceutique à la délivrance d’une autorisation par l’Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM).

En janvier 2020, les démarches administratives se rapportant à la gestion des établissements pharmaceutiques (ouverture, modifications techniques et administratives, fermeture…) ont été entièrement dématérialisées et se font désormais exclusivement via la plateforme « Démarches Simplifiées » mise en service par l’ANSM en octobre 2019 et accessible à partir de son site internet.

Bien que dématérialisé, le processus d’obtention de cette autorisation d’ouverture exige du Pharmacien Responsable un important travail de préparation amont.

A chaque catégorie d’établissement, son dossier type

L’ANSM met en ligne des dossiers types qui récapitulent l’ensemble des informations et des pièces justificatives à fournir à l’appui de la demande d’autorisation, ainsi que des fiches techniques. Ces dossiers types sont accessibles dans l’onglet « Activités » à la rubrique « Gérer les établissements ».

5 catégories sont ainsi prévues :

• Ouverture d’un établissement fabricant/importateur,
• Ouverture d’un établissement exploitant,
• Ouverture d’un établissement distributeur,
• Ouverture d’un établissement fabricant/importateur dont l’activité est limitée à la certification des lots dans le cas d’un déménagement,
• Ouverture d’un établissement exploitant dans le cas d’un déménagement.

Il convient donc de bien choisir le dossier type approprié en fonction de l’activité envisagée.

Il est à noter également qu’une autorisation est requise par établissement. Ainsi, si l’entreprise dispose de plusieurs sites sur lesquels seront réalisées des opérations pharmaceutiques, elle devra demander une autorisation d’ouverture pour chacun d’entre eux.

Le dépôt en ligne du dossier d’ouverture : quelques recommandations de forme et de fond

En pratique, le dépôt du dossier d’ouverture comporte la saisie en ligne de données et le dépôt au format PDF de pièces justificatives. A cet égard, l’ANSM apporte des précisions utiles sur les fonctionnalités et les modalités d’utilisation de la plateforme (création d’un compte, complétion des rubriques, co-construction du dossier, etc.) dans sa « Notice explicative destinée aux usagers » du 30/09/2019.

Sur la forme, toutes les rubriques doivent être soigneusement remplies. Si certaines d’entre elles étaient inapplicables, il convient de le mentionner et le cas échéant, le justifier. Aucun item n’est à négliger, qu’il relève de la partie administrative ou de la note technique. Les pièces obligatoires à joindre doivent satisfaire certaines exigences. Ainsi, par exemple, il faudra être attentif à ce que le procès-verbal de désignation du Pharmacien Responsable en tant que mandataire social reprenne bien in extenso les missions et pouvoirs qui lui sont réglementairement dévolus par l’article R5124-36 du CSP. Il est également important de respecter scrupuleusement les règles de nommage et de taille de fichier limitée à 20 Mo, comme indiqué en annexe de la Notice explicative. A titre d’exemple, le plan de situation devra être nommé PSIT, le plan de masse PMAS, etc. Ces plans de locaux doivent pouvoir être imprimés au format A3 (ou A4) et être lisibles une fois imprimés.

Sur le fond, les informations contenues dans le dossier d’ouverture doivent permettre à l’ANSM d’évaluer la conformité de la demande à la réglementation pharmaceutique et d’apprécier l’adéquation entre la nature de l’activité et les moyens mis en œuvre pour l’exercer. Les items de la note technique doivent être suffisamment étayés pour permettre à l’ANSM d’évaluer le degré d’organisation et de maîtrise de l’activité au regard des exigences des bonnes pratiques au travers du système qualité et du système documentaire correspondant. Parmi les thématiques couvertes par la note technique, il est à noter, ces dernières années, une augmentation des attentes de l’ANSM vis-à-vis de l’exploitant sur la maîtrise de la chaîne d’approvisionnement et de la distribution (avec la maîtrise des conditions de transport) et sur la maîtrise des sous-traitants (tableau de répartition des responsabilités entre l’exploitant et ses prestataires, maison-mère etc.).

Des informations complémentaires seront demandées par l’ANSM en cas d’incohérence, d’imprécision ou de manquement dans les informations contenues dans le dossier, A titre d’exemple :

• Désignation des locaux dans le bail ne faisant pas état de tous les locaux occupés par l’établissement;
• En cas de partage de bâtiment, interfaces avec les sociétés voisines insuffisamment identifiées;
• Conditions de sécurisation des locaux et de la documentation pharmaceutique manquantes (pas de description du système de contrôle d’accès à l’établissement, ni du système de contrôle des lieux, ni des conditions de stockage et d’archivage des documents);
• Pas d’éléments permettant de justifier que les moyens mis en œuvre (personnel, locaux, équipements…) seront adaptés à l’activité envisagée (insuffisance de la démonstration préalable de la capacité technique et organisationnelle pour assurer l’activité);
• Opérations pharmaceutiques sous-traitées non précisées (y compris les conditions de sous-traitance) etc.

Les délais d’instruction

Aucune opération pharmaceutique ne peut être réalisée au sein de l’établissement tant que l’autorisation d’ouverture n’a pas été obtenue. Le code de la santé publique (article R5124-9) impose au directeur de l’ANSM un délai de 90 jours pour notifier sa décision. Ce délai d’instruction court à compter de la réception d’un dossier recevable, matérialisée par l’accusé réception envoyé par voie électronique. Il est suspendu en cas de demande d’informations complémentaires de l’ANSM et reprend à compter de la réception des informations demandées.

Un dossier non satisfaisant peut conduire à un refus de l’autorisation demandée.

Il est à noter que le silence gardé par l’administration vaut refus d’autorisation à l’expiration de ce délai de 90 jours pour les demandes d’ouverture fabricant et importateur. Pour les autres établissements, dont notamment les exploitants, le silence gardé par l’administration vaut autorisation tacite.

Il convient de mentionner, enfin, la mise en place par l’ANSM, depuis 2019, d’une procédure « fast-track » pour les demandes d’ouverture d’établissements pharmaceutiques de fabrication de médicaments nouveaux et/ou innovants, qui permet de réduire le délai d’instruction de l’ANSM à 60 jours. Pour pouvoir bénéficier de cette procédure accélérée, il faudra prendre contact avec le pôle IPPLF de la Direction de l’Inspection afin de présenter son projet 3 mois avant le dépôt du dossier.

Cette procédure accélérée vise à permettre l’implantation plus rapide des sociétés concernées, afin de renforcer l’attractivité de la France et répondre aux besoins d’une mise à disposition plus rapide auprès des patients, des médicaments innovants.

Dominique Patrone, Docteur en Pharmacie, PR, Consultante (Dirona Consulting), Directrice Générale (Pharma Blue).