Les marchés publics : Les écueils à éviter

Introduction

Les hospitaliers vivent régulièrement cette expérience douloureuse d'identifier d'excellents produits sans pouvoir les utiliser ou les prescrire du fait d'erreurs commises par leurs fournisseurs lors des procédures d'achats. Les marchés publics

Les marchés publics : Les étapes de l'achat et leurs enjeux

Il faut identifier 2 étapes distinctes avec chacune leurs enjeux :

• La passation des marchés : à cette étape il s'agira de réussir son appel d'offres, remporter un marché
• Et l'exécution des marchés : il sera alors question d'anticiper les difficultés dans sa relation client/fournisseur

• Les écueils à éviter lors de la passation des marchés 

a- Un cahier des charges, ça se lit !

Dans les cahiers des charges, on retrouve globalement 3 éléments distincts :

• Un cahier des clauses techniques (ou CCTP) qui définit ce dont l'acheteur a besoin
• Un cahier des clauses administratives (ou CCAP) qui définit comment l'acheteur va se procurer ce besoin
• Un règlement de la consultation (ou RC) qui décrit « la règle du jeu de l'appel d'offres » : la période, les sélections, les classements…

Il est donc important d'éviter de survoler la lecture de ces documents, tous sont fondamentaux. Les marchés publics

b- Les besoins des établissements, ça se comprend !

Le CCTP décrit les besoins : non seulement les besoins qualitatifs, mais également les besoins quantitatifs.

Les écueils sont nombreux, notamment :

• On ne comprend pas les besoins et on répond avec une offre irrégulière ou inappropriée
• On ne lit pas les notices et annexes des CCTP et on répond de manière incomplète
• Les acheteurs évaluent mal les besoins quantitatifs, et on se retrouve en pénurie en cours de marché.

c- Chaque jeu à ses règles, les appels d'offres également !

Le règlement de consultation décrit de manière très codifiée les conditions dans lesquelles se déroulent les appels d'offres.

Les erreurs que l'on retrouve fréquemment sont les suivantes :

• Une réponse hors délai : pourtant les délais de réponses sont supérieurs à 1 mois, mais de nombreuses réponses arrivent à la dernière minute, et si un problème informatique intervient (les réponses aux appels d'offres sont dématérialisées), l'acheteur peut exclure le candidat de l'appel d'offres pour réponse hors délai. On ne négocie pas avec un horodatage informatique alors an-ti-ci-pez !
• Un dossier incomplet : le RC décrit toutes les pièces exigées dans une réponse à un AO, même si certaines vous semblent inutiles, elles ne le sont peut-être pas pour l'acheteur. Soyez scolaire, fournissez tout ce qui est demandé, un dossier incomplet peut rendre l'offre irrégulière.
• L'acheteur peut repêcher des candidatures… dans une certaine limite ! L'acheteur a possibilité de revenir vers un candidat pour lui demander de compléter, préciser, voire dans certains cas de corriger son offre… Mais à l'impossible nul n'est tenu, si, par exemple, le dossier ne contient pas de bordereau de prix, l'acheteur ne pourra définitivement pas examiner l'offre.
• Gare à la surenchère : a contrario, pour se rassurer certains candidats envoient une masse documentaire conséquente dans leur réponse aux appels d'offres, sur un mode « qui peut le plus peut le moins » ou « plus j'en mets, plus ça fera sérieux », problème : les documents réellement demandés peuvent se retrouver noyés dans une multitude de fichiers ce qui peut tromper l'acheteur ou lui faire perdre son temps. A proscrire !
• Attention aux critères d'évaluation : comprenez comment les offres seront jugées, et s'il y aura des essais, comment ils seront menés. L'erreur la plus commune est l'absence de fourniture de spécimen (ou échantillon) pour des essais alors que le RC les exigeait. Pas d'échantillon, pas d'essais = offre irrégulière avant même un début d'analyse !
• Les candidats doivent remplir complètement les questionnaires fournis : aucun questionnaire n'est superflu, comprenez bien que derrière une question il y a potentiellement une note attribuée à l'offre déposée par le candidat.

• Les marchés publics : Les écueils à éviter

a- Les écueils liés à une offre mal calibrée lors de la réponse à l'appel d'offres 

Les exemples sont fréquents :

• Des prix proposés trop bas, ce qui peut engendrer une impossibilité de les maintenir durant les périodes définies
• Des quantités prévues supérieures aux capacités du fournisseur, créant ainsi un risque de ruptures
• Ou encore une commercialisation du produit non garantie jusqu'au terme du marché

b- Les écueils liés à une méconnaissance des clauses administratives générales ou particulières

Toutes les conditions d'exécution du marché sont décrites dans le cahier des clauses administratives générales fournitures courantes et services (CCAG-FCS), public et national, enrichi par un cahier des clauses administratives particulières (CCAP) propre à l'acheteur qui complète ou déroge au CCAG-FCS.

Les mauvaises lectures des CCAP conduisent généralement à des contentieux et litiges notamment sur :

• Les achats aux frais et risques, le titulaire d'un marché reste responsable de l'exécution de son contrat, même en situation de pénurie
• L'invariabilité de l'offre au cours du marché
• Les conditions de variation des prix,
• de livraison, de reprise,
• et de sortie du marché
• Les pénalités.

Il faut donc garder à l'esprit que les CCAG-FCS, le CCAP, le code de la commande publique sont des documents de référence et qu'ils sont opposables en cas de litiges. Se prévaloir de droits en référence à des instructions et circulaires est une pratique à proscrire.

Conclusion

Répondre à une procédure d'achat n'est pas un exercice anodin et répétitif d'un acheteur à un autre. La bonne maitrise des documents de consultation permettra de répondre au plus juste aux besoins des établissements et garantira une exécution des marchés sereine. Investir dans ce temps d'analyse, avec l'aide des acheteurs également, améliorera les chances d'accès au marché et la relation que vous avez avec vos clients hospitaliers .