La définition d’un accord cadre
Est une technique d’achat particulière qui permet de répondre à la situation dans laquelle l’acheteur n’est pas en mesure de fixer l’étendue de son besoin. accord-cadre
En principe, avant d’engager une procédure, l’acheteur doit définir avec précision :
– la nature de son besoin (c’est-à-dire l’aspect qualitatif de son besoin)
– et l’étendue de son besoin (c’est-à-dire l’aspect quantitatif de son besoin).
Or, il arrive et cela est la situation la plus fréquente en matière d’achat de produits de santé que :
- l’acheteur puisse fixer précisément l’objet d’un lot mais non les quantités exactes qu’il souhaite commander.
Dans cette configuration, l’acheteur peut alors décider de passer un accord-cadre, c’est-à-dire :
– de présélectionner, après mise en concurrence, un ou plusieurs opérateurs économiques
– en vue de conclure un contrat (intitulé justement accord-cadre)
– établissant tout ou partie des règles relatives aux commandes à passer
– au cours d’une période donnée.
Accord-cadre : Caractéristiques
Plusieurs caractéristiques découlent de cette définition de l’accord-cadre :
– Comment est passé l’accord-cadre ?
L’accord-cadre est passé conformément aux procédures de passation des marchés publics ;
– Avec qui est passé l’accord-cadre ?
- L’acheteur définit en amont s’il va retenir un ou plusieurs opérateurs pour chaque lot > on dit que l’accord-cadre peut ainsi être mono ou pluri attributaires
- Le ou les attributaires sélectionnés bénéficient d’une exclusivité sur les commandes correspondant à l’objet du lot.
- C’est-à-dire que l’acheteur ne doit pas recourir à un autre fournisseur pour un besoin sous accord-cadre.
- C’est en cela d’ailleurs que l’accord-cadre n’est pas un simple référencement de fournisseur.
– Comment exécute-t-on l’accord-cadre ?
- L’accord-cadre est une technique d’achat en 2 temps : d’abord, il s’agit de fixer le cadre ; ensuite il s’agit d’exécuter le contrat cadre.
- En pratique, l’accord-cadre pourra s’exécuter par « l’émission de bons de commande » ou « la passation de marchés subséquents » selon que le cadre fixe ou non dès le départ entièrement toutes les stipulations contractuelles, au premier rang desquelles l’objet exact et le prix définitif des commandes à passer.
– Quelle est la durée de l’accord-cadre ?
- Enfin, l’accord-cadre n’est valable que pour une période de temps limitée.
- En principe, la durée des accords-cadres ne peut dépasser quatre ans pour les acheteurs établissements de santé.
- Toutefois, la règlementation prévoit que un accord-cadre peut être passé pour une durée supérieure . En raison que son exécution nécessite des investissements amortissables sur une durée supérieure à quatre ans.
- Il s’agit là d’une durée maximale > Rien n’empêche la fixation d’une durée plus courte.
- Par ailleurs, les acheteurs pourront émettre des bons de commande pendant 4 ans. Mais les bons de commande pour s’exécuter et se poursuivre au-delà de cette durée de 4 ans. Ainsi, si un acheteur émet un bon de commande en fin d’exécution de l’accord-cadre, ce bon restera valide après l’expiration de l’accord-cadre en application duquel il a été émis.
Accord-cadre : La fixation des quantités
Cette technique d’achat répond à la situation dans laquelle l’acheteur n’est pas en mesure de déterminer le « quantitatif » de son besoin.
Pour autant, l’acheteur ne peut se contenter d’une absence d’information sur le sujet. Il doit fournir une information minimale concernant la volumétrie de son besoin.
Pour ce faire l’acheteur peut :
> Soit l’acheteur définit son besoin au moyen d’une « fourchette » avec l’indication, en quantité ou en valeur, d’un minimum et d’un maximum
L’acheteur devra en principe exécuter l’accord-cadre pour le minimum indiqué et dans la limite du maximum stipulé.
> Soit l’acheteur peut indiquer simplement une quantité estimative ou prévisionnelle, sur laquelle il ne s’engage pas contractuellement.
- C’est la solution la plus fréquemment adoptée en matière d’achat de produits de santé. Les documents de la consultation s’accompagnent ainsi d’un catalogue des besoins dans lequel chacun des acheteurs participant à la procédure fournit, lot par lot, ses quantités estimatives.
- Comme leur nom l’indique, selon cette approche, les quantités précisées restent indicatives et chaque établissement acheteur n’est pas engagé à commander ces quantités. Il peut en commander moins ou plus.
- Il reste que, depuis le 1er janvier 2022, l’acheteur doit nécessairement indiquer, en plus des quantités estimatives, le seuil maximum de son besoin, en valeur ou en quantité.
- L’exécution du marché ne peut alors pas dépasser le volume indiqué en tant que maximum.
- La difficulté pour l’industriel fournisseur est qu’en signant l’accord-cadre, il s’engage à être en mesure de l’exécuter jusqu’au montant maximum, même si ce maximum est très au-delà des quantités estimatives annoncées
Conclusion
L’accord cadre est un outil essentiel de planification des achats récurrents de l’administration. Au lieu de lancer à chaque fois une nouvelle procédure complète, l’administration peut, par ce biais et au terme d’une seule procédure, fixer le cadre de ses commandes futures.
On reproche souvent à l’accord-cadre un trop grand décalage entre les quantités estimatives annoncées et les quantités ensuite réellement appelées.
Les groupements de commande et centrales d’achat font des efforts depuis quelques années car ils savent que la prévision de consommation est essentielle pour assurer des prix justes et aussi préparer la chaîne logistique des fournisseurs et éviter les ruptures d’approvisionnement.
