Pôles d'activité : organisation, fonctionnement, articulation du contrat de pôle avec le projet médical

Origine des pôles d'activité

L'Ordonnance du 2 mai 2005 dite réforme de la gouvernance hospitalière, simplifie le régime juridique des établissements de santé, et plus précisément elle oblige les établissements à regrouper les services, les départements et autres structures médicales existantes, dans des pôles. Pôles d'activité

Cette réforme va entrainer de profondes mutations dans le fonctionnement des hôpitaux et plus précisément en matière de management.

A l'origine, la gouvernance hospitalière proposait une organisation en pôles homogènes rassemblant de:

• grandes fonctions de soins cliniques
• et de supports médico-techniques, de gestion administrative et logistique.

Les acteurs des pôles disposaient d'une certaine délégation de gestion et d'une organisation managériale. Mais des évolutions, précisées un peu plus tard dans la discussion, permettront des modifications vers des pôles plus cohérents.

La mise en place des pôles d'activité doit permettre de « Donner aux acteurs des établissements les moyens de leur réorganisation » en privilégiant la souplesse, la reconnaissance et la responsabilisation et d'améliorer la performance globale des organisations.

À travers cette nouvelle organisation associant davantage la communauté médicale et soignante à certaines décisions de gestion, se dessine le souhait de développer le pilotage médico-administratif au sein des établissements de santé publics.

Définition d'un pôle

Les pôles sont des regroupements de secteurs, de services et d'unités fonctionnelles ayant des activités de soins, de prévention, d'enseignement et de recherche communes ou complémentaires. Les responsables doivent définir ces aspects selon « une logique de simplification et de déconcentration ». Les pôles s'appuient sur des objectifs d'activité et de qualité, fondés sur un projet partagé entre les équipes et

décliné dans le cadre d'un contrat conclu avec la direction.

La création d'un pôle peut répondre à plusieurs logiques :

• de pathologie ou de filière de prise en charge,
• d'organes,
• « généraliste »,
• de prestations.

Evolution des pôles d'activité depuis leur création

La loi « Hôpital, Patients, Santé et Territoires » du 21 juillet 2009 porte une réforme majeure, notamment sur l'évolution des pôles d'activités cliniques et médico-techniques et plus précisément sur le rôle et missions des acteurs principaux des pôles d'activité (chef de pôle, cadre associé de pôle et cadre administratif délégué de pôle) ainsi que sur le projet de pôle.

Constitution des pôles

La loi HPST confirme le principe de liberté d'organisation des pôles, énoncé par l'ordonnance du 2 mai 2005. Les pôles deviennent le « seul niveau de structure interne obligatoire et le support d'organisation interne de l'hôpital public ». Les autorités renforcent la place des pôles d'activités cliniques et médico-techniques.

Les pôles sont des espaces de :

• proposition
• mise en œuvre des stratégies médicales et soignantes
• et de management des équipes soignantes

La mise en place des pôles : L'appellation, le nombre, le dimensionnement et la composition des pôles incombent aux différents établissements. Il est à noter que les organisations des pôles doivent être conçues comme un « processus vivant » et non définitif. En effet les activités des établissements évoluant en fonction du contexte, des évolutions techniques…les organisations des pôles doivent donc s'adapter à toute modification et évoluer ainsi avec le temps. Pour autant cette organisation doit être conforme au projet médical.

Les établissements peuvent librement choisir la dénomination de ces structures internes (services, unités, centres, instituts, départements…).

Le mode de fonctionnement des pôles

On abordera à ce stade les 3 principaux organes de fonctionnement des pôles :

Avant tout le chef de pole

Dans les établissements publics de santé, les « responsables de pôles » deviennent les « chefs de pôles » d'activité. Cela affirme le renforcement du rôle et des compétences des chefs de pôles, qui deviennent les « pilotes des centres opérationnels de l'hôpital ».

Le directeur nomme les chefs de pôles sur présentation d'une liste établie par le président de la CME (Commission Médicale d'établissement). Les chefs de pôles sont nommés pour une durée de quatre ans.

Les missions dévolues au chef de pôle sont nombreuses :

• Mettre en œuvre la politique de l'établissement afin d'atteindre les objectifs fixés au pôle ;
• Organiser, avec les équipes médicales, soignantes, administratives et d'encadrement du pôle, sur lesquelles il a « autorité fonctionnelle », le fonctionnement du pôle ;
• Exercer un rôle dans différents domaines (gestion du tableau prévisionnel des effectifs rémunérés et répartition des moyens humains, gestion des tableaux de service des personnels médicaux et non médicaux, organisation de la continuité des soins, participation à l'élaboration du plan de formation des personnels et au plan de développement professionnel continu des personnels, assurer la concertation interne au sein du pôle.

Pour exercer ses missions et responsabilités, le chef de pôle dispose de plusieurs leviers d'action notamment un contrat de pôle, une délégation de signature. Il bénéficie d'une formation adaptée et reçoit une indemnité de fonction.

Ensuite le contrat de pole

Le processus de contractualisation interne de pôles d'activité est réaffirmée et accrue par la loi HPST.

Le contrat de pôle est un dispositif « relationnel » entre la direction et les pôles. Le directeur de l'établissement signe le contrat de pôle avec le chef de pôle après concertation avec le directoire. Le contrat de pôle est signé avant l'élaboration du projet de pôle. Il est signé pour 4 ans.

Le contrat comprend différents critères essentiels pour optimiser la gestion du pôle : organisation interne, délégations de signature, gestion des ressources humaines, relations avec les autres pôles, développement ou évolution des activités, modalités d'intéressement…

Conclu avec chaque pôle, le contrat en précise les objectifs et les moyens, notamment en matière de qualité et de sécurité des soins. Le contrat fixe les indicateurs permettant d'évaluer la réalisation de ces objectifs.

Enfin le projet de pôle

Le projet de pôle un « outil stratégique pour le pôle et le chef de pôle ». Il détermine l'équilibre entre les structures internes incluent dans le pôle, et l'évolution prévisionnelle de ces structures. Le projet de pôle est donc un instrument d'organisation et de prévision de l'activité réelle ou éventuelle des différentes disciplines. Il définit, sur la base du contrat, les missions et les responsabilités confiées aux « structures internes, services ou unités fonctionnelles », ainsi que l'organisation proposée pour atteindre les objectifs qui sont attendus pour le pôle.

Conclusion

La mise en place des pôles d'activité cliniques et médico-techniques a été une véritable révolution pour le management médico-soignant et les organisations hospitalières. Les compétences des « pôles » ont été nettement renforcé par la loi HPST. Cela a favorisé la confiance, la responsabilisation des acteurs et l'ouverture au sein des pôles et des structures internes par une optimisation des mutualisations notamment tout ceci en faveur d'une optimisation des prises en charge de patient.

Références bibliographiques :

• https://sante.gouv.fr/IMG/pdf/vademecum_loi_HPST.pdf
• Code de la Santé Publique – Section 1 – Art D6146-1 à R6146-9-2