Qairn, la start-up qui ambitionne de digitaliser vos processus réglementaires
Qui êtes-vous ?
Paul-Antoine Tremolet, ancien consultant spécialisé dans la transformation digitale des entreprises de la Santé, et co-fondateur de Qairn avec François Cancelloni.
En un mot, pourquoi avoir créé Qairn ?
Nous sommes convaincus que le succès de la digitalisation des PME et ETI de la Santé passe d’abord par celle de leurs processus réglementaires.
Sur quels constats de base avez-vous construit votre projet ?
L’industrie de la santé connait 3 changements notables qui affectent particulièrement les PME et ETI :
- Tout d’abord, une inflation réglementaire. De nouvelles réglementations viennent régulièrement alourdir le fonctionnement interne des entreprises de la Santé. Ces règles sont les mêmes pour tous les laboratoires quels que soient leur taille mais, compte tenu de leur complexité et de leurs coûts, elles impactent bien plus frontalement les TPE ou PME. L’exemple type est celui de l’évolution de la loi anti-cadeaux.
- Le second constat est la digitalisation des modes de travail. Les entreprises de tout secteur dématérialisent leurs processus internes car elles savent que c’est un facteur de croissance. Plus de productivité, moins de frais, plus d’agilité et de retour sur l’investissement. Les principaux outils utilisés pour cela sont des logiciels Saas. Or, en France, 60% des petits et moyens laboratoires reconnaissent utiliser du papier pour la majorité de leurs processus réglementaires. Un basculement dans le digital pourrait leur faire économiser 30% de temps au minimum. Seulement, encore une fois, ce sont des frais à engager et une véritable conduite du changement.
- Le troisième constat est lié à l’évolution des moyens de communication. Le marketing digital et en particulier le marketing automation créent un différentiel de concurrence important. En effet, l’entreprise qui est capable de créer beaucoup de contenus va pouvoir plus simplement et pertinemment toucher ses cibles avec ces nouvelles techniques. Pour cela, il faut créer plus en moins de temps. Seulement, dans les entreprises de la Santé, les flux de validation des documents promotionnels sont longs, souvent complexifiés par une organisation inadaptée. Sur ce point, des logiciels existent mais sont destinés aux gros laboratoires compte tenu de leur complexité et de leur prix. Pour valider plus de contenus, plus rapidement avec autant de ressources, les TPE, PME & ETI ont besoin d’une solution, simple, efficace, facile à prendre en main qui soit abordable tout en garantissant une absolue conformité du processus.
Ces constats ont-ils évolués avec les nouvelles évolutions des modes de travail liées au covid ?
Incontestablement ! Pour le processus de validation des docs promo par exemple, une étude montre que 70% des petits et moyens laboratoires concernés reconnaissent faire toutes leurs démarches sur papier.
Les confinements successifs ont obligé les différents services à s’adapter. La plupart sont passées à l’email. Mais d’un point de vue de la sécurité, de la traçabilité ce n’est pas l’idéal… Sans parler du temps perdu à retrouver le bon email, à ne pas oublier tous les interlocuteurs concernés etc…
Concrètement Qairn, ca marche comment ?
Nous proposons actuellement deux logiciels :
- Le premier est dédié à la validation des documents promotionnels, depuis la création du contenu jusqu’à la libération du document et la gestion de la liste positive en passant par les allers-retours de validation interne ainsi qu’un lien avec l’outil Démarches Simplifiées pour inclure l’ANSM.
- Notre second outil dématérialise le processus lié à la loi anti-cadeau et transparence.
Quels sont les principaux obstacles que vous rencontrez ?
De nombreux laboratoires de taille moyenne mais déployés dans plusieurs pays nous ont fait part de leur intérêt prononcé pour notre solution mais, pour ce type d’outil, il est courant que la décision finale vienne du global. Les processus de sélection et d’implémentation sont alors chronophages et couteux. Nous proposons donc désormais un système de test dans un pays pilote avant de pouvoir être déployé de façon simple et efficace dans l’ensemble des filiales.
Et les prochaines étapes ?
Terminer la nouvelle version de notre outil sur la loi anti-cadeau et lancer la déploiement de celui-ci chez nos clients pilotes. Puis dès Septembre 2022, travailler à notre troisième processus réglementaire à dématérialiser, qui sera défini en fonction des priorités des utilisateurs. Mais entre la validation des contrats, les besoins de GED, la sérialisation… les demandes ne manquent pas !